Recuperação de Créditos Tributários: Por que a maioria das empresas paga a maior

Empresas Brasileiras e Créditos Tributários a Recuperar

É comum vermos anúncios em redes sociais sugerindo que mais da metade das empresas brasileiras pagam impostos de forma incorreta ou têm créditos tributários a recuperar sem saber. De fato, estudos recentes confirmam que a grande maioria das empresas paga tributos além do necessário. Um levantamento do Grupo AG Capital indica que 99% das empresas arcam com encargos fiscais superiores ao exigido em lei. Da mesma forma, o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação) apontou em 2024 que cerca de 95% das empresas brasileiras recolhem tributos acima do devido. Outro estudo, realizado pelo Grupo Studio com milhares de empresas, revelou que 94,23% dessas possuíam créditos tributários a recuperar, com uma média de R$ 1,2 milhão em valores potencialmente restituíveis por empresa

Esses números deixam claro que praticamente todas as empresas que pagam impostos têm oportunidades de revisão tributária e podem ter dinheiro a reaver do Fisco. Essa situação ocorre em grande parte devido à extrema complexidade do sistema tributário nacional: são milhares de normas e frequentes mudanças legislativas, o que dificulta o cumprimento exato das obrigações e leva a erros de interpretação e cálculo. Com o tempo, esses pagamentos indevidos ou a maior reduzem a liquidez das empresas e geram créditos tributários “esquecidos” que podem – e devem – ser recuperados para melhorar o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio

Diante desse panorama, abaixo analisamos em profundidade as principais causas que geram créditos tributários a recuperar, organizando a discussão por regime de tributação (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real). Em seguida, indicamos quais documentos solicitar para identificar esses créditos em uma revisão tributária.

Empresas do Simples Nacional: Erros Mesmo no Regime Simplificado

O Simples Nacional unifica diversos tributos em uma guia única (DAS) e foi desenhado para facilitar a vida das micro e pequenas empresas. Ainda assim, mesmo nesse regime simplificado ocorrem pagamentos indevidos. Em geral, os valores envolvidos podem ser menores em comparação a empresas maiores, mas até optantes do Simples podem ter créditos a recuperar em situações específicas. Os erros mais comuns no Simples Nacional incluem:

Enquadramento e alíquotas incorretas: Falhas no enquadramento da atividade ou no cálculo do Fator R podem levar a uma tributação acima do necessário. Por exemplo, um erro ao determinar a faixa/alíquota do Simples ou ao calcular a relação folha/faturamento (Fator R) pode fazer uma empresa pagar uma percentagem maior do que a devida sobre a receita. Revisar periodicamente o enquadramento e as tabelas aplicáveis ajuda a evitar esse problema.

Substituição tributária e ICMS indevido: Empresas do Simples podem recuperar valores de ICMS pago a maior em casos de substituição tributária (ICMS-ST). Se uma mercadoria sujeita à ST for vendida por um preço menor que o presumido ou estiver isenta, o ICMS antecipado torna-se indevido, gerando crédito a restituir. Além disso, compras feitas com ICMS-ST embutido podem conter valores passíveis de ressarcimento quando há mudanças na operação original. Mesmo no Simples, é possível solicitar restituição de ICMS cobrado indevidamente sobre produtos que deveriam ser isentos ou não tributados.

Tributos federais cumulativos pagos indevidamente: Embora no Simples os tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL) sejam recolhidos via DAS, há casos em que empresas pagaram esses tributos em duplicidade ou de forma indevida. Por exemplo, alguns optantes do Simples sofreram retenções indevidas na fonte (feitas por tomadores de serviço desinformados) de PIS/COFINS/CSLL ou até IRRF, apesar de a lei isentá-los dessas retenções. Esses valores retidos podem ser restituídos via pedido à Receita. Também pode ocorrer pagamento a maior do próprio DAS por erro de cálculo, gerando crédito na receita federal. Em setores com incidência monofásica de PIS/COFINS (combustíveis, medicamentos, etc.), o Simples Nacional às vezes resulta em cobrança cumulativa indevida que a empresa pode rever

ISS e outras especificidades: No âmbito municipal, empresas do Simples podem ter ISS retido ou pago indevidamente em certas operações. Um exemplo é quando uma prefeitura cobra ISS sobre um serviço que, por ser prestado para fora do município ou ser isento, não deveria sofrer tributação – nesses casos, cabe restituição do ISS recolhido a maior. Outra hipótese é o pagamento de ISS tanto via DAS quanto via guia municipal por desconhecimento, o que também configura tributo em duplicidade a recuperar.

Em resumo, apesar da simplificação, é preciso acompanhar de perto a apuração no Simples Nacional. Revisões no enquadramento tributário e um mapeamento das operações podem identificar falhas que estejam gerando impostos pagos a maior passíveis de restituição. Mesmo empresas de pequeno porte devem ficar atentas a benefícios fiscais (ex: isenções de ICMS em exportações ou reduções de base) e a possíveis cobranças indevidas para não deixar dinheiro na mesa.

Empresas do Lucro Presumido: Principais Créditos e Equívocos na Apuração

O regime do Lucro Presumido simplifica a apuração do IRPJ e CSLL aplicando uma margem de lucro fixa sobre a receita bruta. Em contrapartida, nesse regime as empresas não podem aproveitar créditos de PIS/COFINS sobre insumos (pois contribuem pelo regime cumulativo) e estão sujeitas a bases de cálculo presumidas. Essas características, somadas à complexidade das legislações estaduais e federais, fazem com que muitas empresas em Lucro Presumido também paguem tributos a maior por erro ou desconhecimento. Entre as principais oportunidades de créditos tributários neste regime, destacam-se:

ICMS e Substituição Tributária: Empresas comerciais ou industriais no presumido frequentemente lidam com ICMS-ST e podem ter recolhido valores indevidos. É comum pagar ICMS por substituição tributária antecipadamente e depois descobrir que a base de cálculo presumida excedeu a realidade. Nesses casos, ocorre um pagamento a maior de ICMS-ST, que dá direito à restituição do excedente. Por exemplo, se o contribuinte recolheu ICMS-ST supondo um preço de venda futuro que não se concretizou (venda por valor menor ou não realizada), o valor recolhido em excesso pode ser ressarcido via pedido ao estado. Também há situações de substituição tributária indevida, quando um produto foi tratado como sujeito a ST sem que realmente fosse – o montante recolhido indevidamente pode ser recuperado.

Base de Cálculo do PIS/COFINS: Embora no Lucro Presumido o PIS e a COFINS sejam apurados de forma cumulativa (alíquotas reduzidas sobre a receita bruta, sem créditos), ocorreram cobranças indevidas nessas contribuições que hoje representam importantes créditos recuperáveis. A principal tese é a exclusão do ICMS da base de cálculo do PIS/COFINS, já decidida pelo STF como inconstitucional. Muitas empresas recolheram PIS/COFINS sobre faturamento que incluía o valor do ICMS destacado nas notas, inflando indevidamente a base de cálculo. Com o julgamento favorável, essas empresas puderam revisar os últimos 5 anos e recuperar os valores de PIS/COFINS pagos a mais sobre o ICMS faturado. Essa correção resultou em montantes significativos a restituir, especialmente para empresas com grande volume de vendas tributadas pelo ICMS. Além disso, outras teses semelhantes (como a exclusão do ISS da base do PIS/COFINS para prestadoras de serviço) seguem o mesmo racional e podem gerar créditos. Em setores com tributação monofásica, verifica-se também a possibilidade de recuperar PIS/COFINS pagos cumulativamente de forma indevida.

IRPJ/CSLL e Percentuais Presumidos: Erros na aplicação das margens de lucro presumido ou equívocos em deduções podem acarretar pagamento a maior de IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e CSLL. Cada setor tem um percentual fixo (8%, 16% ou 32% da receita, conforme a atividade) para presumir o lucro tributável. Exemplos: clínicas médicas, hospitais e algumas atividades de saúde podem, pela legislação, usar percentuais menores de presunção (como 8% em vez de 32%, quando caracterizadas como serviços hospitalares). Se a empresa utilizou um percentual errado (maior do que o devido) nas apurações passadas, houve pagamento de IRPJ/CSLL além do necessário, cabendo retificação das declarações e pedido de restituição do excedente. Esse foi o caso de diversas clínicas que reviram seu enquadramento e conseguiram economia expressiva e devolução de imposto pago indevidamente. Em geral, vale revisar se a atividade foi corretamente classificada para fins de lucro presumido e se todos os abatimentos permitidos (como incentivos fiscais regionais ou subvenções para investimento) foram aproveitados; caso contrário, há créditos a resgatar.

Contribuições Previdenciárias sobre a Folha: Empresas no lucro presumido também podem gerar créditos previdenciários em razão de recolhimentos indevidos de INSS patronal. Uma fonte comum de crédito é a incidência de INSS sobre verbas trabalhistas de caráter indenizatório, que não deveriam compor a base de cálculo. Exemplos típicos: férias indenizadas (não gozadas), 1/3 de férias constitucionais, aviso-prévio indenizado, auxílio-creche, entre outros benefícios e verbas não salariais. Muitas vezes, por falha no departamento pessoal, essas rubricas foram tratadas como salário e tiveram contribuição previdenciária recolhida. Hoje há jurisprudência consolidada permitindo excluir diversas dessas verbas da base do INSS, o que viabiliza a recuperação dos valores pagos indevidamente nos últimos 5 anos sobre elas. Assim, mediante análise da folha de pagamento e GFIP, a empresa pode identificar e pedir ressarcimento das contribuições patronais recolhidas a maior.

Em síntese, embora o Lucro Presumido tenha uma sistemática mais simples que o Lucro Real, existem sim várias hipóteses de tributos pagos indevidamente. A ausência de créditos de insumo faz com que os esforços de recuperação se concentrem em revisar bases de cálculo, alíquotas aplicadas e setores específicos. Uma revisão fiscal bem conduzida consegue identificar pagamentos indevidos variados – desde um ICMS cobrado em duplicidade até um PIS/COFINS calculado com base errada – e transformar isso em dinheiro de volta para a empresa.

Empresas do Lucro Real: Complexidade e Oportunidades de Recuperação

O Lucro Real é o regime mais complexo, adotado geralmente por empresas de médio e grande porte ou que ultrapassam certos limites de faturamento. Nele, os tributos sobre lucro (IRPJ e CSLL) incidem sobre o lucro efetivo (lucro contábil ajustado), e tributos como PIS e COFINS seguem a não cumulatividade (permitindo abatimento de créditos). Justamente por ter apuração mais detalhada e possibilidade de créditos, o Lucro Real oferece uma gama maior de tributos passíveis de recuperação em caso de erros ou interpretações equivocadas. Em contrapartida, também é onde mais ocorrem equívocos dada a quantidade de obrigações acessórias e regras complexas. As principais fontes de créditos tributários recuperáveis no Lucro Real incluem:

PIS e COFINS (Não Cumulativos): Empresas no Lucro Real podem abater créditos de PIS/COFINS sobre uma série de insumos, custos e despesas ligados à atividade. No entanto, nem todas aproveitam integralmente esses créditos, seja por desconhecimento ou por dificuldades operacionais em separar itens creditáveis. Gastos com insumos produtivos, matérias-primas, energia elétrica usada na produção, fretes de compras ou vendas, e até certos serviços contratados dão direito a crédito dessas contribuições. Se a empresa deixou de creditar algum item permitido ou calculou incorretamente os créditos (por exemplo, excluindo da base créditos a que tinha direito), terá acabado pagando mais PIS/COFINS do que o devido. Erros na apuração não cumulativa, portanto, geram saldo a recuperar. Setores industriais e de comércio atacadista, em particular, devem auditar seus créditos de PIS/COFINS para identificar valores não apropriados. Além disso, incluir indevidamente tributos na base de cálculo dessas contribuições (como já citado: ICMS ou ISS embutidos no faturamento) foi uma falha comum, agora corrigida via processos de recuperação tributária.

ICMS, IPI e Classificações Fiscais: No âmbito dos impostos indiretos, empresas de Lucro Real também enfrentam diversos cenários de créditos não aproveitados ou pagamentos indevidos. É frequente identificar créditos de ICMS não apropriados em compras de mercadorias, insumos ou bens do ativo imobilizado (máquinas, equipamentos), os quais poderiam ter abatido o ICMS a pagar mensal e acabaram virando créditos acumulados. Da mesma forma, na apuração do IPI, podem ter ficado créditos pendentes sobre insumos adquiridos com imposto destacado. Além da não utilização de créditos, há casos de cobrança indevida: por exemplo, empresas industriais que venderam para a Zona Franca de Manaus ou exportaram e, mesmo assim, recolheram IPI que era isento; ou empresas que recolheram ICMS em operações não tributadas. Outro ponto crítico é o erro de classificação fiscal de produtos (NCM), que pode fazer a empresa recolher uma alíquota maior de IPI ou ICMS do que a correta. Mercadorias classificadas incorretamente podem ter sido tributadas como se fossem itens de imposto mais alto, gerando pagamento a maior. Por fim, ressalta-se novamente a questão da substituição tributária (ICMS-ST): no Lucro Real, muitas companhias atuam em cadeias com ST e podem buscar ressarcimento se houve ST recolhida indevidamente ou em base superior à devida. Em suma, uma auditoria no âmbito do ICMS/IPI costuma revelar desde créditos acumulados em exportações até impostos pagos em duplicidade por falha operacional – valores que podem ser recuperados junto aos fiscos estaduais e federais.

IRPJ e CSLL (Apuração do Lucro): A apuração do lucro real exige rigor na contabilização de adições e exclusões ao resultado. Falhas nessa apuração levam diretamente ao pagamento a maior de IRPJ/CSLL. Exemplos comuns incluem: adicionar ao lucro tributável alguma despesa que era dedutível (ou seja, não precisava ser adicionada); deixar de excluir do lucro tributável alguma parcela isenta ou incentivo fiscal; calcular erroneamente compensações de prejuízos fiscais; ou ainda não considerar benefícios como juros sobre capital próprio que poderiam reduzir a base tributável. Muitas empresas não consideram corretamente todas as exclusões e ajustes permitidos, pagando imposto sobre um lucro maior que o real ajustado. Cada vez que uma despesa dedutível é tratada como não dedutível por engano, ou que um incentivo fiscal (como a exclusão de subvenções para investimento, ex. descontos de ICMS concedidos por estados) não é aplicado, ocorre um pagamento indevido de IRPJ/CSLL. A boa notícia é que, ao revisar as ECFs (Escrituração Contábil Fiscal) dos últimos anos, é possível identificar esses erros e pedir a compensação ou restituição do IRPJ/CSLL pago em excesso.

Contribuições sobre a Folha (INSS): Empresas de Lucro Real tendem a ter folhas de pagamento robustas e, consequentemente, mais oportunidades de créditos previdenciários oriundos de recolhimentos indevidos. Assim como no Lucro Presumido, verifica-se a incidência indevida de INSS sobre verbas de natureza não salarial. Diversas companhias recolheram contribuição previdenciária patronal de 20% sobre parcelas que, por lei ou decisão judicial, são isentas. Entre elas: férias indenizadas e terço constitucional de férias, 13º salário sobre férias indenizadas, aviso prévio indenizado, bônus pagos de forma eventual, auxílios e reembolsos de caráter indenizatório, etc. A jurisprudência pátria (inclusive do STF) tem firmado que essas verbas não integram o salário de contribuição, de modo que os valores pagos a esse título nos últimos 5 anos podem ser recuperados. Ademais, empresas que recolheram indevidamente outras contribuições da folha – por exemplo, pagando RAT (Risco de Acidente do Trabalho) com alíquota errada ou não aproveitando reduções do FAP (Fator Acidentário de Prevenção) – podem ter créditos. A revisão da folha (analisando GFIP/eSocial, holerites e relatórios de encargos) é essencial para quantificar contribuições sociais recolhidas a maior.

Créditos de Exportação: Uma categoria especial de crédito tributário decorre das operações de exportação. Vendas para o exterior são isentas de tributos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, mas as empresas acumulam créditos desses impostos incidentes nas compras e insumos vinculados a essas exportações. Muitas empresas exportadoras acabam com créditos acumulados enormes (especialmente de ICMS e PIS/COFINS) e, por burocracia ou desconhecimento, deixam de pedir ressarcimento. Esses créditos de exportação são valores lícitos que podem ser recuperados junto ao Fisco e convertidos em dinheiro ou em compensação com outros tributos. Por exemplo, levantamento divulgado apontou que empresas brasileiras poderiam recuperar quase R$ 4 bilhões em créditos acumulados de exportação não aproveitados, evidenciando o porte dessa oportunidade. Portanto, para empresas do Lucro Real que operam no mercado externo, é fundamental incluir na revisão tributária a situação dos créditos acumulados por exportar, evitando a perda do direito pela prescrição.

Como se vê, o regime do Lucro Real, por sua complexidade, traz também diversas frentes de recuperação tributária. Na prática, quase toda empresa de Lucro Real tem alguma oportunidade de crédito, seja na esfera federal, estadual ou municipal. A chave está em realizar uma auditoria fiscal abrangente e periódica, pois os montantes recuperáveis podem ser significativos e melhorar muito o resultado financeiro da empresa. Não por acaso, a adoção de estratégias de revisão de tributos pagos a maior tornou-se comum entre grandes corporações e vem crescendo também entre médias empresas, que buscam competitividade recuperando valores perdidos para o Fisco.

Como Identificar Créditos e Documentos Necessários para a Análise

Após entender as possíveis causas dos créditos tributários, surge a questão prática: como identificar, na empresa, se há impostos pagos indevidamente e qual o valor? Para isso, é imprescindível conduzir uma revisão tributária minuciosa, o que requer reunir e analisar diversos documentos fiscais, contábeis e trabalhistas dos últimos anos. A seguir, listamos os principais documentos e fontes de dados que devem ser solicitados para realizar essa análise detalhada.

Declarações e escriturações fiscais: Inclui as obrigações acessórias onde a empresa apura e declara seus tributos. Por exemplo: a EFD-Contribuições (SPED PIS/COFINS), que mostra a base de cálculo e valores de PIS/Cofins declarados mês a mês; a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que substituiu a DIPJ e contém a apuração anual do IRPJ/CSLL com todas adições/exclusões; e a EFD-ICMS/IPI (SPED Fiscal), onde constam débitos e créditos de ICMS e IPI apurados. Também é importante obter as DCTFs (Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais), pois elas resumem mensalmente os tributos federais pagos, e eventuais comprovantes de recolhimento (DARFs, GPS etc.). Para empresas do Simples Nacional, deve-se requisitar os relatórios do PGDAS-D de cada competência (que detalham o cálculo do DAS) e a DEFIS anual – esses documentos permitem verificar se houve receita declarada incorretamente ou tributo pago em duplicidade.

Notas Fiscais de entradas e saídas: As NF-e de compras e vendas são fontes primárias para identificar créditos e débitos tributários. Por meio delas é possível verificar, por exemplo, se um fornecedor cobrou indevidamente ICMS (ou cobrou ST a maior), se a empresa destacou IPI em produtos isentos, ou se há créditos de PIS/COFINS em insumos não aproveitados. A análise dos XML das notas fiscais, cruzada com a escrituração fiscal, pode revelar inconsistências e pagamentos indevidos. No caso de serviços tomados e prestados, incluir as NFS-e e RPS, que podem evidenciar ISS recolhido em jurisdição indevida ou retenções de PIS/COFINS/CSLL na fonte.

Folhas de pagamento e obrigações previdenciárias: Solicitar a folha de pagamento completa dos últimos anos (demonstrativos de pagamento de salários, pró-labore, férias, rescisões etc.), bem como as guias de recolhimento GFIP/SEFIP ou relatórios do eSocial e as GPS pagas. Esses documentos permitem verificar a incidência de INSS sobre cada rubrica remuneratória. Com eles, identifica-se se houve recolhimento de contribuição sobre valores não devidos (verbas indenizatórias, por exemplo) e também se a empresa recolheu correto o SAT e aplicou o FAP adequado. A revisão da folha é indispensável para quantificar créditos previdenciários, já que erros na parametrização da folha ou no preenchimento de GFIP são fontes clássicas de pagamento a maior.

Registros contábeis – balancetes e livros razão: A contabilidade da empresa guarda valiosas informações. Por meio dos balancetes mensais e do livro razão, é possível conciliar os valores de impostos provisionados/pagos com as bases de cálculo e resultados da empresa. Esses registros ajudam a identificar, por exemplo, se um tributo foi contabilizado em valor superior ao apurado (sinal de possível pagamento indevido) ou se determinada receita foi classificada de forma errada impactando a tributação. Além disso, os registros de custos, despesas e encargos contábeis são úteis para encontrar itens que poderiam ter gerado créditos (como despesas passíveis de crédito de PIS/COFINS) e não foram considerados. Uma análise contábil minuciosa pode revelar divergências entre o que foi declarado e o que efetivamente deveria ter sido tributado.

Declarações e demonstrativos complementares: Incluir na lista documentos como: per/DCOMP (pedidos de compensação já efetuados, para não duplicar créditos), DIRF/Dimob (que mostram retenções na fonte sofridas, úteis para identificar tributos federais recolhidos pelos clientes), Laudos e pareceres (por exemplo, laudo de crédito de PIS/COFINS em estoque no caso de mudança de regime, decisões judiciais obtidas, etc.), além de eventuais processos administrativos/judiciais em andamento sobre tributos. Todos esses elementos documentais fornecem um panorama completo da situação tributária e evitam que se pleiteie algo já compensado ou em discussão.

Reunidos os documentos, o próximo passo é cruzar as informações em busca de inconsistências e oportunidades. Esse diagnóstico detalhado envolve comparar notas fiscais com escriturações, contabilidade com declarações fiscais, folha de pagamento com recolhimentos, entre outros procedimentos. Hoje existem softwares de auditoria digital que aceleram esse cruzamento, mas ele também pode ser feito manualmente por uma equipe experiente. O importante é verificar casos como: imposto destacado em nota maior que o devido, base de cálculo incluindo elemento indevido, alíquota aplicada erroneamente, pagamento registrado sem correspondência na obrigação (indicando possivelmente pagamento duplicado), etc.

Identificados os pagamentos indevidos ou a maior, a empresa pode então elaborar o pedido de restituição ou compensação conforme o caso. Lembre-se de que, via de regra, é possível recuperar tributos pagos nos últimos 5 anos (prazo prescricional). O pedido pode seguir pela esfera administrativa, mediante retificação de declarações e pedidos via PER/DCOMP no caso de tributos federais (geralmente a forma mais rápida), ou pela via judicial quando se trata de tese jurídica controversa ou crédito negado administrativamente. Em qualquer dos caminhos, ter a documentação organizada e comprobatória é fundamental para o sucesso do pleito e para resistir a eventuais fiscalizações.

Em conclusão, a afirmação inicial procede: a maioria das empresas brasileiras possui créditos tributários a recuperar sem o saber, resultado de um sistema complexo que induz a erros de apuração. Entretanto, com uma análise criteriosa por profissionais especializados – segmentada por regime de tributação para focar nas falhas mais prováveis – é possível identificar e recuperar esses valores. Esse processo traz benefícios diretos, como redução de carga tributária, ingresso de recursos no caixa da empresa e garantia de maior conformidade fiscal. Portanto, vale a pena revisar regularmente os tributos pagos e manter um controle rígido, pois deixar de recuperar créditos tributários significa, em última instância, deixar dinheiro da empresa nas mãos do governo indevidamente.